Ngô Hoà

Blog cá nhân chia sẻ về thủ thuật công nghệ hay

Word cơ bản cho dân văn phòng, người đi làm

Mỗi công việc ở mỗi bộ phận sẽ có những yêu cầu và kỹ năng khác nhau để hoàn thành KPI chung của mỗi phòng. Và kỹ năng word cơ bản cho dân văn phòng là điều bắt buộc. Trong giới hạn của bài viết này, mình sẽ hướng dẫn đến mọi người những thủ thuật cơ bản nhất để bạn có thể làm quen với word.

Bla bla về các tính năng của word

Kỹ năng word cơ bản giúp: soạn thảo văn bản gốc, chỉnh sửa phông chữ, màu sắc, kích thước, ..

Và sau này Word còn có thêm các chức năng khác như: tạo hình ảnh, đồ họa, phát triển các ứng dụng đa phương tiện như video, audio, vv, hình ảnh.

Ngoài ra, Word còn có chức năng soạn thảo chính tả và ngữ pháp văn bản, giúp công việc của bạn thuận tiện hơn.

Tính năng của word 
Tính năng của word

Vì vậy, dù bạn là ai, là giáo viên, nhân viên văn phòng, quản lý, thiết kế, sinh viên có nhu cầu làm bài, nộp bài,… đều cần đến những kỹ năng word cơ bản cho dân văn phòg.

Công cụ chỉnh sửa này giúp bạn viết các tài liệu chính thức, thông báo, đánh giá, thuyết trình, ... Phần mềm Word cũng hỗ trợ tạo các tệp văn bản sang định dạng PDF để bạn có thể xem sự khác biệt về nội dung kỹ thuật số trên nhiều thiết bị.

9 thủ thuật word cơ bản cho dân văn phòng, người đi làm

Cùng mình đi tìm hiểu 9 mẹo hay về word cơ bản cho dân phòng, người đi làm mà bất kỳ ai cũng nên biết đến để thuận tiện cho công việc của mình bạn nhé.

Thiết lập mặc định quá trình soạn thảo

Cài đặt font chữ chuẩn hay sử dụng

Cách thực hiện như sau:

  • Vào menu Home, tìm kiếm trong Font.
  • Click vào mũi tên nhỏ chọn font chữ tương ứng: Arial, Times New Roman, Calibri.
  • Chọn kích cỡ chữ cần thiết.
Cài đặt font chữ
Cài đặt font chữ

Cài đặt thông số khổ giấy

Cách thực hiện như sau:

  • Vào menu Layout/ CLICK vào mũi tên nhỏ khu vực PAGE SETUP
  • 3 thống số chính cần quan tâm: Margins, Layout, Pager
  • Cài đặt cơ bản: Top (2cm), Bottom (2cm), Left (3cm), Right (2cm).
Cài đặt thông số khổ giấy
Cài đặt thông số khổ giấy

Cài đặt Line Spacing/ Before / After

  • Tiến hành vào Home hoặc Layout, vào phần Paragraph bằng cách click vào mũi tên nhỏ (như hình)
  • Indents and spacing bạn chọn thông số cho Before: 6pt, After: 0pt.
  • Line spacing: 1.5 lines.
  • Cuối cùng nhấn Ok.
Cài đặt Line Spacing/ Before / After
Cài đặt Line Spacing/ Before / After

Kiểm tra sự tương thích với các phiên bản Word

Tất nhiên, mọi người đã từng gặp phải tình huống văn bản đã chỉnh sửa của họ có phông chữ và định dạng sai khi nó được đưa đến một studio ảnh hoặc được sử dụng trên một máy tính khác. Và phải mất thời gian để chỉnh sửa nó trở lại định dạng ban đầu.

Tuy nhiên, một số phiên bản Word cũ hơn không thể nhận các phiên bản Word từ các phiên bản mới hơn. Để khắc phục vấn đề này, MS Word 2019 đã tích hợp chức năng kiểm tra trong ứng dụng của mình.

  • Mở tệp mà bạn muốn tương thích với phiên bản cũ hơn của Office.
  • Chọn Tệp > Thông tin.
  • Chọn Kiểm tra Sự cố > Kiểm tra Tính tương thích.
  • Xem lại danh sách các vấn đề tìm thấy trong kiểm tra tính tương thích.

Thêm ngày hoặc giờ hiện tại

Ví dụ, khi bạn sử dụng Word 2019 như mình đang sử dụng để hướng dẫn các bạn để chỉnh sửa tài liệu, bạn không cần phải nhìn vào lịch hoặc nhìn vào đồng hồ rồi nhập văn bản.

Microsoft Word còn có tính năng hỗ trợ phím tắt giúp bạn chèn ngày, giờ hoặc ngày tháng hiện tại vào văn bản, bạn chỉ cần trỏ chuột đến nơi bạn muốn ngày giờ xuất hiện và nhấn tổ hợp phím sau:

Thêm ngày hoặc giờ hiện tại
Thêm ngày hoặc giờ hiện tại
  • Shift + Alt + D để chèn ngày hiện tại.
  • Shift + Alt + T để chèn giờ hiện tại.

Chuyển đổi chữ viết Thường sang Hoa

Có nhiều bạn không chú ý khi soạn thảo văn bản, gõ gần như toàn bộ đoạn văn bản rồi chợt nhớ rằng đoạn văn đó cần phải viết hoa.

Hầu hết các giải pháp của bạn là xóa đoạn văn, sau đó capslock và gõ lại. Nếu như bạn đang làm như mình vừa chia sẻ thì hãy nhấn ngay Shift + F3 tổ hợp phím giúp bạn chuyển tự động thường sang Hoa.

Hoặc bạn có thể chọn nhấn giữ phím Shift, sau đó vào trang chủ chọn biểu tượng Aa như hình bên dưới, và chọn font muốn chuyển đổi. Nó sẽ chỉ tự động chuyển đổi giữa chữ thường / chữ hoa / chữ cái đầu in hoa.

Chuyển đổi chữ viết Thường sang Hoa
Chuyển đổi chữ viết Thường sang Hoa

Ẩn nội dung trong văn bản word

Ẩn nội dung đoạn văn mong muốn bằng cách nhấn Ctrl + D và chọn vào ô Hidden, như hình minh họa. Dòng chữ sẽ biến mất, để mở lại bạn chọn tổ hợp phím Ctrl + D, hộp thoại Font hiện ra và bỏ dấu tick ở mục Hidden> OK.

Ẩn nội dung trong văn bản word
Ẩn nội dung trong văn bản word

Gõ văn bản bất kỳ vị trí nào trong trang word

Khi bạn muốn gõ văn bản ở giữa đoạn hoặc cuối đoạn ... bạn phải sử dụng tab hoặc phím cách trên bàn phím. Sẽ mất rất nhiều thời gian, chỉ cần nhấp đúp chuột vào nơi bạn muốn và ngay lập tức con trỏ sẽ đến đúng nơi bạn cần.

Gõ văn bản bất kỳ vị trí nào trong trang word
Gõ văn bản bất kỳ vị trí nào trong trang word

Dịch toàn bộ văn bản

Chọn đoạn văn bản hay câu chữ dịch

  • Vào thẻ Review -> Translate -> Translate Document.
  • Sau khi chọn xong ngôn ngữ, nhấn mũi tên xanh để tiền hành dịch thuật. Lúc này MS word sẽ xác nhận bạn có muốn tiếp tục trên trang web không, chọn YES.
  • Ngay lúc này đoạn văn bản của bạn sẽ được chuyển đến web dịch, kèm theo đó là nội dung đã được dịch sẵn

Tính năng Screenshot trên Word

Chọn tab Insert > ScreenShot > Chọn một cửa sổ mà bạn muốn chụp. Ngay lập tức hình ảnh mà bạn chọn sẽ được chèn vào văn bản.

Tính năng Screenshot
Tính năng Screenshot

Chỉnh sử file PDF

Cách thực hiện

  • Bấm chuột phải vào file PDF cần chỉnh sửa.
  • Di con trỏ chuột tới Open with -> MS Word 2013. Lúc này bạn có thể tự do chỉnh sửa theo ý muốn.

10 nguyên tắc giúp bạn chuyên nghiệp hơn

Đánh máy và tạo một văn bản Word không quá khó, nhưng sao cho đúng, đẹp mắt và tạo ấn tượng tốt cho người đọc là một việc không hề đơn giản.

Để được đánh giá cao và trở nên chuyên nghiệp hơn trong các kỹ năng tin học văn phòng của bạn, hãy ghi nhớ 10 nguyên tắc sau:

1. Hạn chế lỗi chính tả, văn phong.

2. Đơn giản, tập trung vào nội dung bạn cần chia sẻ truyền đạt.

3. Chọn font chữ phù hợp, kích thước tiêu chuẩn đồng nhất

4. Căn chỉnh các đoạn văn bản

6. Sử dụng hình ảnh minh họa đoạn văn liên quan

8. Khoảng cách dòng phù hợp

9. Chia nhỏ đoạn văn bản để người đọc dễ dàng tập trung vào hơn.

Lời kết

Cảm ơn
Cảm ơn bạn đã đọc bài viết này

Cảm ơn bạn đã dành thời gian cho chủ đề bài viết: Word cơ bản cho dân văn phòng, Hy vọng qua những gì mình vừa chia sẻ, sẽ giúp ích được cho những bạn lần đầu tìm đến với Word. Đừng quên chia sẻ bài viết này đến với mọi người bạn nhé.